Análise HP Instant Ink: como salvou o dia de São Valentim, como dará paz de espírito a si (e tudo o que deve saber sobre o serviço)

Ao escrever sobre a ideia peculiar de tinteiros por subscrição, fundamentalmente o que nos oferece o HP Instant Ink, compreendo aqueles que pensam que pode não fazer muito sentido. Pagar por uma subscrição mensal, para lhe levarem tinteiros a casa, e pagar todos os meses, mesmo quando não precisa de tinteiros? A sério que compreendo essa pergunta, mas se o Instant Ink lhe parece uma boa ideia, é certamente uma que lhe vai salvar o dia quando menos espera.

Por outro lado, munido de uma HP OfficeJet 8020e, uma impressora que me tem deixado extremamente satisfeito, utilização atrás de utilização, sinto-me compelido a imprimir em casa muito do que faria um centro de cópias. Ora, sabendo que uma impressora desta capacidade pode tornar-se carga, e ansioso por tentar perceber como isto funciona, eis-me a aderir ao Instant Ink mesmo a tempo do Natal e de me dedicar a imprimir em casa embrulhos, cartões e etiquetas. Não demorou muito até receber uma notificação da HP a dizer-me que me enviaria os cartuchos a que tinha direito. Catita, certo? Bom, o Natal passou, a necessidade de impressão baixou e não pensei mais nisso até que chegado o dia de São Valentim (daqui a alguns dias, na verdade) precisei novamente de imprimir algo para celebrar a ocasião e dei por mim com a tinta em baixo e a ver-me com os planos alterados em pleno fim de semana. Que faria eu? Correria lojas e centros comerciais? Atrasaria todos os afazeres por isso?

Ora bem, claro que não: precisamente porque tinha tinteiros novos perfeitamente à mão de semear e num minuto estavam dentro da minha impressora e as impressões saíam a bom ritmo. Dia salvo, fim-de-semana salvo, sem sair inesperadamente, sem perder tempo adicional.

Uma stressante viagem ao passado

Noutros tempos não seria assim. Lembro-me da minha primeira impressora – curiosamente uma HP também – e do prazer de conseguir imprimir em série, mas como toda a gente lembro-me também do azar de ficar sem tinta quando realmente precisava de imprimir um trabalho para a escola ou algum documento para o meu pai. Aí, iniciava-se uma corrida pelas lojas das redondezas: têm tinteiros deste modelo? Têm compatíveis? Estes dão?

Com as impressoras acabadas de sair, ou com aquelas que já levam alguns anos, encontrar tinteiros em tempo útil poderia ser um desafio. O maior adágio no mundo da impressão é que muitas vezes mais vale comprar uma impressora nova com tinteiros incluídos, do que comprar tinteiros novos em separado, graças aos seus preços relativamente elevados. Os compatíveis estão amplamente disponíveis no mercado, mas da minha experiência não oferecem a mesma qualidade quando imprimimos fotografias, são um risco acrescido de tinta espalhada pela impressora e nem resistem tanto tempo em armazenamento.

Surge o Instant Ink

Se ter uma impressora invariavelmente significa ficar sem tinteiros na pior altura possível, é até estranho como é que alguém demorou tanto tempo a ter uma ideia tão clarividente quanto a HP com o Instant Ink. Disponível para empresas e particulares, o serviço promete que nunca ficaremos desamparados outra vez, prevendo o envio de tinteiros automaticamente para o nosso endereço no momento percetível em que estaremos a ficar sem tinta.

Já pensaram no que isso significa para uma empresa que tem um fluxo regular de impressões e não pode dar-se ao luxo de parar porque um tinteiro acabou? Em logística, a poupança começa aí. Muitos momentos houve em que quis ter um toner ali à mão e tive antes que o requerer e esperar que chegasse. Se já passou por isto na sua empresa e sabe que tempo é dinheiro e não vale a pena arriscar um cliente insatisfeito, o Instant Ink pode ser para si.

Instant Ink: como funciona

O serviço Instant Ink está disponível num amplo e crescente conjunto de impressoras compatíveis, muitas das quais oferecem 6 meses de serviço na sua compra, à data em que escrevo estas linhas. São seis meses de impressões gratuitas que podem justificar mais do que nunca a aquisição de uma nova impressora.

Por regra, até sete dias após a configuração da impressora, temos de aderir ao Instant Ink para receber esta oferta. Basta registar a impressora, uma morada para a entrega dos tinteiros e um cartão para o pagamento. A adesão por si só vai desencadear o envio do primeiro conjunto de tinteiros de substituição que chegam em menos de uma semana, nos casos em que já tive a oportunidade de sentir o processo em primeira mão.

Existem vários programas baseados na volumetria de impressão e dos quais falaremos mais à frente, mas o ponto mais visível de aderir ao programa é que a HP passa a enviar-nos cartuchos de tinta quando eles começam a escassear, e quanto mais regular for o nosso fluxo de trabalho, mais a HP consegue enviar estes tinteiros (ou toners) a tempo de chegarem antes de sequer precisarmos deles, eliminando os imprevistos e as esperas.

Como a HP sabe que preciso de tinta?

Estando a impressora conectada, esta envia informações sobre a quantidade de impressões e níveis de tinteiros para a vossa conta HP. Estas impressões não incluem apenas o número de páginas impressas, mas também o tipo de documento que estamos a imprimir, o que permite à HP determinar com alguma exatidão o dia em que vamos precisar substituir os tinteiros, procedendo ao envio com uma margem de segurança suficiente para chegarem a casa antes de precisarmos deles, como já o disse.

Há, claro, uma certa imprevisibilidade se os nossos fluxos de impressão forem sazonais. Estamos fundamentalmente a pagar por uma média de impressões mensais e se existirem meses em que excedemos amplamente o número de impressões, convém planear para prevenir, e a equação dos serviços postais poderem estar com atrasos é sempre uma possibilidade.

Subscreva o número de páginas que precisa

Embora o seu aspeto mais visível seja o envio de tinteiros, o HP Instant Ink funciona como uma subscrição pelo volume de impressão, o que significa que temos planos que vão desde pequenos volumes de impressão esporádica, até volumes de nível profissional. Este ponto é muito importante, porque não posso deixar de realçar que o Instant Ink é muito mais do que tinteiros, é todo um serviço de impressão.

Impressão esporádica: 10 páginas por mês por 0.99€

Impressão ocasional: 50 páginas por mês por 3.99€

Impressão Moderada: 100 páginas por mês por 5.99€

Profissional: 700 páginas por mês por 24.99€

Os dois primeiros planos são claramente para utilizadores domésticos e a maior parte dos meses o plano de 10 páginas por mês chega-me bem, mas por vezes 50 páginas dão jeito. Os restantes planos têm mais margem de manobra para estudantes e profissionais.

Em qualquer um destes planos, caso não utilizemos o número total de impressões de um mês, estas transitam para o mês seguinte, acumulando até um certo nível. Portanto, mesmo que paguemos os €3.99 que custa um plano de 50 páginas por mês, temos capacidade de encaixe para imprimir por exemplo 30 folhas num mês, 30 no outro e 90 no terceiro. No caso do plano mais barato, com 10 páginas por mês podemos acumular até 45 impressões para meses seguintes, enquanto o plano profissional dá-nos 2100 páginas acumuláveis.

Há igualmente planos para impressoras a laser que cobrem o envio de toners.

Uma página é uma página

Levem em consideração que a HP contabiliza o número em absoluto. São 10 páginas por mês, quer imprimam apenas uma linha por folha, ou uma fotografia de Natal de toda a vossa equipa na empresa. Assim, quer eu imprima um relatório de 10 páginas, ou 10 fotografias 10×15, 10 páginas são 10 páginas e convém então que tenhamos alguma parcimónia nas nossas impressões e não desperdicemos papel naquelas situações em que um documento tem na página seguinte apenas um rodapé um um número e página.

E quando fico sem páginas?

O ponto onde podemos ficar mais preocupados com o Intant Ink é a sua conexão a um limite de páginas que podem simplesmente esgotar-se. Nesse caso, a HP permite-nos pagar 1€ por pacotes de páginas adicionais, um pouco como pagamos por MB extras em subscrições de Internet. No entanto, a resposta não é só esta: caso estejamos perto de atingir o nosso limite de impressões podemos também alterar o plano de impressão.

Portanto, dependendo do vosso plano inicial, cada 1€ dá-vos 15, 20 ou 25 impressões extra.

A impressão gráfica fica muito mais barata

De facto, uma página é uma página, e a HP vai enviar-vos tinteiros novos quando precisam deles, o que significa que caso necessitem de impressões a cores, de apresentações ou mesmo fotografia, o preço por página é extremamente baixo, ao contrário do que acontece normalmente em que temos de ser extremamente cuidadosos com as nossas impressões a cores para não incorrermos em despesas caras. Esta característica é algo que pode ser particularmente importante para empresas com necessidades gráficas importantes e aqui a poupança será realmente muito apreciável.

É um problema que definitivamente deixarei de ter com o HP Intant Ink, já que imprimo o que necessito sem me preocupar com a cor.

Comece, altere, cancele em qualquer altura

Uma vantagem do serviço Instant Ink que não pode ser ignorada é que podemos cancelar a subscrição em qualquer momento, ou mesmo alterá-la para um volume maior ou menor, conforme as nossas necessidades. Digamos que temos um negócio fortemente sazonal, como contabilidade, e precisamos mais da impressora numa altura específica do ano.

Via app HP podemos simplesmente alterar o plano Instant Ink para um volume maior, e optar por esta alteração entrar já em prática, ou só no próximo ciclo de pagamento.

Uma vez cancelado o plano, não há qualquer problema em continuar a utilizar a impressora com cartuchos normais, comprados em qualquer loja. Sim: não pensem em assinar o plano para receber uns tinteiros de borla. O HP Instant Ink é um serviço completo de impressão, onde os tinteiros são apenas o componente que a HP nos fornece para imprimirmos as páginas que subscrevemos, pelo que se cancelamos o serviço como um todo, os tinteiros Instant Ink não funcionarão a partir do final do ciclo da mensalidade e necessitaremos de comprar novos.

A Wi-Fi é fundamental

É um ponto importantíssimo que o serviço Instant Ink só funciona corretamente com WiFi. Isto porque os tinteiros do serviço são especiais e comunicam com a impressora à medida que imprimem páginas, o que significa que as impressões sem acesso à internet não são contabilizadas até que a WiFi seja novamente ligada. O risco é termos uma súbita subida da nossa contagem de impressões quando menos esperamos e – pior – sem receber informação correta sobre o volume de impressão, o programa Instant Ink pode não espoletar o envio de tinteiros a tempo.

O Instant Ink é um serviço amigo do ambiente

Uma vantagem menos falada no serviço Instant Ink é que os tinteiros no serviço são algo maiores do que os vendidos regularmente. A HP vai, no entanto, dizê-lo com todas as letras quando vos enviar tinteiros de substituição. A ideia é que não precisamos substituir estes tinteiros tão frequentemente quanto os normais, contribuindo para menos consumo de plásticos.

No entanto, nem é por aí. Ao podermos pagar uma pequena subscrição mensal por meia dúzia de Euros em vez de chegarmos a um momento em que temos de largar várias dezenas de Euros por tinteiros novos, momento em que muitos desistem, compram é uma nova impressora e esquecem a anterior e os seus cartuchos vazios. Ao oferecer este serviço, a HP está efetivamente a prolongar a vida útil das suas impressoras, contribuindo para menos desperdício.

Em alguns países – infelizmente não em Portugal – os tinteiros também chegam com um saco pré-pago no qual podemos colocar os tinteiros gastos para serem reciclados sem custos adicionais. Espero francamente que o serviço chegue a Portugal também.

Mas vai poupar-me dinheiro?

No fim de contas, é esta a pergunta a que queremos responder, certo?

Se tivermos disciplina de impressão e gerirmos corretamente os planos disponíveis, sim, o HP Instant Ink é mais económico do que comprar tinteiros de raiz, sem contar sequer com a logística de termos que ir a qualquer lado comprar tinteiros se não os quisermos comprar online. Parece-me que a poupança será ainda maior para as empresas que necessitarão de imprimir apresentações e relatórios com grafismos cativantes, com um elevado volume de cor, já que a indexação dos planos Instant Ink ao número de páginas impressas acaba então por baixar seriamente o preço das páginas a cores, tal como me pareceu pela altura do Natal e do frenesim de impressões coloridas.

A HP é muito clara na forma como consegue dar-nos tinteiros mais baratos: poupa nas embalagens e em toda a logística de abastecimento de lojas, o que lhe permite passar esse preço mais baixo para o consumidor.

Façamos uma operação simples: para a minha HP OfficeJet 8020 um tinteiro 912 XL custa algures entre €16 e €21.99, e preciso de três, mais um preto por mais ou menos o mesmo preço. É um valor de algures entre €65 e €86 para renovar o parque de tinteiros. Ora, com uma subscrição de €3.99 por mês, demoro quase dois anos a gastar esse valor. Entretanto, ao receber o primeiro pack de tinteiros de substituição, já poupei o dinheiro e ao longo do próximo ano, considerando os meus volumes, receberei pelo menos mais um pack de tinteiros, ou um valor de €86 em troca de €50 Euros de subscrição. Se considerarmos os tinteiros gratuitos, são entre €120 e €170 por cerca de €50 de subscrição. Considerando que recebemos 6 meses na ativação da impressora, a poupança é ainda maior, e quando a HP nos diz que podemos poupar 50% dos custos de impressão, é claramente verdade.

Poderia ir mais longe e pensar no caso das pequenas e médias empresas que pagariam os €24.99. Um tinteiro 912 XL dá para até 825 páginas monocromáticas, portanto estaremos a precisar de um novo cartucho a meio do segundo mês, mais coisa menos coisa. A cada dois meses são então €50 de subscrição por €120 de tinteiros pelo menos. A poupança é clara e existem ainda convites que podemos enviar aos amigos, recebendo um mês gratuito por cada um que adira.

Se imprimirem alguma coisa de dois em dois meses, talvez não seja tão vantajoso pagar uma subscrição mensal. O Instant Ink é definitivamente para quem imprime regularmente, independentemente do volume, e aí é um serviço não só convincente, mas também económico, porque nos poupa tempo, dinheiro e preocupações.

Para conhecer melhor os planos Instant Ink podem visitar a HP