Por Rui Salsas
Business Analytics Senior Consultant da Mind Source
“Hoje é dia de … hum… ver lista To-Do.
Preparar para levar os filhos à escola, deslocar para o local de trabalho, reunir para o projeto Alfa, definir requisitos para a aplicação Beta, assistir a um webinar anual de carácter técnico, ao final do dia passar no supermercado…e pelo meio, é dia de ginásio… Olho para o relógio e não dá para esticar o tempo.
Aquele café com o amigo terá que ficar para outra data.”
Possivelmente, uma “sensação” partilhada por milhões de pessoas em todo o mundo.
A sensação de que o tempo urge, conota-se cada vez mais. Se isto era verdade antes da crise sanitária provocada pela Pandemia Covid-19, também é certo que o mix combinado de tarefas pessoais e profissionais podem levar à exaustão do Ser Humano por incapacidade de fazer tudo aquilo que tinha planeado no início do dia.
A necessidade de planear e gerir o dia é uma missão complexa e difícil atendendo que requer foco, concentração e responsabilidade para atingir os objetivos previamente delineados.
Impõe-se a definição de uma estratégia, com recurso a processos e ferramentas que auxiliem o cumprimento de atividades e projetos, para otimizar e aprimorar a realização e concretização dessas tarefas, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.
Afinal onde se desperdiça o tempo?
A problemática da gestão do tempo resulta da inércia de o conseguirmos gerir (em nosso benefício), na altura em que estamos mais produtivos para fazer o que tem de ser feito.
Restringindo-nos apenas ao universo profissional com uma simples matriz de prioridades, seria possível definir o que é mais urgente e medir, através de indicadores, a nossa produtividade e os nossos resultados.
Respondendo à questão, as pessoas tendencialmente redirecionam o tempo, investindo-o nas seguintes situações:
1) interrupções mal geridas (pausas)
2) delegação de tarefas (ausência de partilha)
3) postura/atitude (procrastinação)
As Pausas são necessárias e ajudam a reequilibrar energias, forças, raciocínio e em especial para quem no dia-a-dia luta com desenho de “algoritmos” e/ou elaboração de “modelos matemáticos”. Contudo, podemos aprender a gerir as pausas de forma mais eficiente.
Trabalho existirá sempre!… Uma reunião técnica ou de projeto, uma manutenção corretiva ou evolutiva, um novo requisito, uma nova análise funcional, um novo parâmetro ou configuração na aplicação, são algumas das tarefas para realizar, que de forma planeada podem exigir mais ou menos prioridade.
Para este conjunto de exemplos, devemos evitar fazê-los sozinhos, procurando delegar tarefas com os outros, criar sinergias com o intuito de remar e rumar a objetivos comuns e, consecutivamente ao sucesso do departamento/organização.
Muitas vezes somos “forçados” a ser multi-tarefa, podendo impactar na não conclusão de uma ou várias tarefas, e refletindo-se na qualidade da entrega do serviço. É comum subestimar-se o tempo de execução de dada tarefa e assumir que dado projeto ou parte dele poderá ser entregue dentro do prazo estipulado.
A industrialização de software tem auxiliado no processo de convergência de tarefas que compõem dado projeto, segmentando o âmbito de atuação nas diferentes equipas. Por exemplo, a equipa de operação poderá implementar a automatização de uma cadeia batch (com algumas parametrizações de start/stop); enquanto outras cadeias estão a ser desenhadas pela equipa Desenvolvimento e aguardam passagem a Produção, entre outros.
Aconselha-se sempre a documentar e detalhar os processos Hoje, mantendo-os “vivos” para poupar tempo Amanhã.
Passar o dia sem qualquer objetivo real, procrastinando e adiando todas as tarefas até à última hora possível, faz de cada um de nós, maus gestores do tempo. Revela-se desse modo uma postura de relaxamento, e com impacto pejorativo no bem-estar e qualidade de vida (quer pessoal quer no contexto profissional).
Resumindo, depende de cada indivíduo proceder a uma boa gestão do tempo mediante as boas práticas/capacidade de organização, delegação de tarefas, postura e definição de metas exequíveis. Não adianta propor desafios mirabolantes sem planos, prazos ou agendamento. Ao invés de se trabalhar horas extra desnecessárias, tornarmo-nos eficazes e eficientes fará de cada um melhor pessoa a todos os níveis.
Há que colocar na balança tarefas sobrestimadas ao invés de subestimadas.
É bom princípio aprender a organizar a nossa informação e assim evitar dias, semanas ou meses mais tarde, à procura de formas de resolução de casos similares.
Nesta era a velocidade da digitalização imprime diferentes ritmos de vida e, potencia uma correta gestão de tempo. Faz aquilo que o Homem (co)manda.
